Cách viết trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh và bài mẫu

Để gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, bạn cần thể hiện sự chuyên nghiệp & nghiêm túc nhất định khi phản hồi email phỏng vấn. Đây là cơ hội lớn giúp bạn tiến gần hơn đến với công việc mà bản thân mong muốn. Chính vì thế, ngay trong bài viết này, TalkFirst sẽ hướng dẫn bạn cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách hiệu quả và ấn tượng. Cùng tham khảo ngay nhé!

1. Cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh 

1.1. Cách ghi tiêu đề thư xác nhận phỏng vấn

Khi trả lời thư mời phỏng vấn, tiêu đề thư là yếu tố quan trọng giúp nhà tuyển dụng nhận biết ngay nội dung email. Tiêu đề cần ngắn gọn, rõ ràng và đề cập đến mục đích của email.

• Subject: Confirmation of Interview – [Your Name]
• Subject: Interview Confirmation for [Position Name] – [Your Name]

Lưu ý:

• Tránh sử dụng tiêu đề quá dài hoặc không liên quan đến nội dung thư.
• Nên bao gồm tên của bạn và vị trí ứng tuyển để dễ dàng nhận biết.

Ví dụ:

• Subject: Confirmation of Interview – Nguyễn Văn A
• Subject: Interview Confirmation for Marketing Manager – Nguyễn Thị B

1.2. Lời chào

Lời chào trong email cần thể hiện sự trang trọng và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng:

• Dear [Mr./Ms. Last Name],
• Hello [Mr./Ms. Last Name],

Lưu ý:

• Sử dụng “Mr.” cho nam và “Ms.” cho nữ nếu không biết rõ về tình trạng hôn nhân.
• Nếu không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy dùng tên đầy đủ hoặc chức danh công việc của họ.
• Tránh sử dụng “Hey” hoặc “Hi” trong email chính thức.

Dưới đây là một số ví dụ:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Johnson,
• Dear Dr. Brown, (sử dụng chức danh nếu có)
• Dear Hiring Manager, (trong trường hợp không biết tên cụ thể)

Xem thêm: Cách viết email bằng tiếng Anh

1.3. Cảm ơn nhà tuyển dụng

Việc thể hiện sự biết ơn khi nhận được thư mời phỏng vấn là rất cần thiết. Nó cho thấy bạn trân trọng cơ hội này cũng như giúp bạn tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng. Ví dụ:

• Thank you very much for considering my application and inviting me to the interview for the [Position Name] role.
• I am grateful for the opportunity to discuss my application further.

Lưu ý:

• Nên giữ câu văn ngắn gọn và rõ ràng, không quá dài dòng.
• Tránh sử dụng những từ ngữ quá khoa trương để tránh cảm giác giả tạo.

Dưới đây là một số ví dụ:

• I am grateful for the opportunity to interview for the Software Engineer position. Thank you for giving me the chance to further discuss my qualifications and how I can contribute to the company.

• Thank you for the invitation to interview for the Customer Service Representative role. I am looking forward to the opportunity to discuss my application and learn more about your organization.

1.4. Xác nhận lịch phỏng vấn

Xác nhận lại lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh giúp bạn và nhà tuyển dụng đảm bảo sự thống nhất về thời gian và địa điểm.

Ví dụ:

• I am writing to confirm my attendance for the interview on [Date] at [Time].
• I would like to confirm that I will be available for the interview at the scheduled time.

Lưu ý:

• Xác nhận lại chính xác thời gian và địa điểm đã thỏa thuận để tránh nhầm lẫn.
• Nếu không thể tham gia vào thời gian đã định, hãy đề xuất một thời gian khác và bày tỏ sự linh hoạt trong việc sắp xếp lại.

Dưới đây là một số ví dụ:

• I am writing to confirm my attendance for the interview on September 25th, 2024 at 10:00 AM at your office in Phu Nhuan District, Ho Chi Minh City. I look forward to meeting you.

• Thank you for scheduling the interview. I am writing to confirm that I will be present for the interview on Thursday, September 26th, 2024 at 3:30 PM at your headquarters in Hanoi.

Trường hợp cần thay đổi thời gian:

• Unfortunately, I am not available at the originally scheduled time. Could we reschedule the interview to Monday, September 30th, 2024 at 3:00 PM instead? I apologize for any inconvenience this may cause.

• I am writing to inform you that I have a prior commitment at the scheduled interview time. Would it be possible to reschedule it for Tuesday, October 1st, 2024 at 10:00 AM? I appreciate your understanding.

1.5. Đưa ra yêu cầu/ thắc mắc (nếu có)

Nếu bạn có bất kỳ yêu cầu hoặc thắc mắc nào, hãy đặt câu hỏi hoặc yêu cầu một cách lịch sự trong email. Điều này giúp bạn có thêm thông tin cần thiết và thể hiện sự chuẩn bị kỹ càng.

• Could you please let me know if there are any specific documents or materials I should bring to the interview?
• I would appreciate it if you could provide me with more details about the interview format.

Lưu ý:

• Tránh đặt quá nhiều câu hỏi trong cùng một email để tránh gây cảm giác rườm rà và thiếu tập trung.
• Hãy chắc chắn rằng câu hỏi của bạn liên quan trực tiếp đến buổi phỏng vấn. Không nên hỏi về những vấn đề chưa cần thiết ở giai đoạn này như mức lương hay các chính sách phúc lợi.

1.6. Chào kết thư và ký tên

Lời chào kết và chữ ký là phần quan trọng trong email, giúp tạo sự chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

• Best regards,
• Sincerely,
• Kind regards,
• Yours sincerely,
• Respectfully,

Lưu ý:

• Tránh sử dụng những câu chào kết quá thân mật như “Cheers” hoặc “Take care”.
• Hãy ký tên đầy đủ và cung cấp thông tin liên hệ (số điện thoại, địa chỉ email, và nếu cần thiết, liên kết LinkedIn) để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.

Ví dụ:

• Nguyễn Văn A
• Phone: 0901 234 567
• Email: nguyenvana5678@gmail.com
• LinkedIn: linkedin.com/in/nguyenvana

2. Mẫu câu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh 

2.1. Mẫu tiêu đề thư trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Confirmation of Interview – Nguyen Van A
   (Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Văn A)
2. Interview Confirmation for Sales Executive Position – John Doe
   (Xác nhận phỏng vấn vị trí Sales Executive – John Doe)
3. Re: Interview Invitation – Nguyen Thi B
   (Re: Thư mời phỏng vấn – Nguyễn Thị B)
4. Attendance Confirmation for Interview – Hoang Minh C
   (Xác nhận tham dự phỏng vấn – Hoàng Minh C)
5. [Position Name] Interview Confirmation – Le Thi D
   (Xác nhận phỏng vấn vị trí [Position Name] – Lê Thị D)
6. Interview Confirmation and Questions – Tran Van E
   (Xác nhận phỏng vấn và câu hỏi – Trần Văn E)
7. Confirmation: Interview for Marketing Manager – Pham Anh F
   (Xác nhận: Phỏng vấn cho vị trí Marketing Manager – Phạm Anh F)
8. Confirming Interview Details – Nguyen Van G
   (Xác nhận chi tiết phỏng vấn – Nguyễn Văn G)
9. Re: [Company Name] Interview Invitation – Tran Thi H
   (Re: Thư mời phỏng vấn [Company Name] – Trần Thị H)
10. Interview Confirmation and Document Request – Le Van I
    (Xác nhận phỏng vấn và yêu cầu tài liệu – Lê Văn I)

2.2. Mẫu câu lời chào bằng tiếng Anh trong thư

1. Dear Mr. Smith,
   (Kính gửi Ông Smith,)
2. Dear Ms. Williams,
   (Kính gửi Bà Williams,)
3. Hello Ms. Brown,
   (Xin chào Bà Brown,)
4. Hello Mr. Johnson,
   Chào Ông Johnson,)
5. Dear Hiring Manager,
   (Kính gửi Quản lý tuyển dụng,)
6. Dear Recruitment Team,
   (Kính gửi Bộ phận Tuyển Dụng,)
7. Dear Human Resources Department,
   (Kính gửi Phòng Nhân Sự,)
8. Dear Sir/Madam,
   (Kính gửi Ông/Bà,)
9. Dear [Company Name] Team,
   (Kính gửi Đội ngũ [Tên Công ty],)
10. Dear [Interviewer’s Name],
    (Kính gửi [tên người phỏng vấn])

2.3. Một số mẫu câu tiếng Anh cảm ơn nhà tuyển dụng

1. Thank you for the opportunity to interview for the position of [Position Name].
   (Cảm ơn vì cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí].)
2. I am grateful for being considered for the [Position Name] role.
   (Tôi rất biết ơn vì được xem xét cho vị trí [Tên vị trí].)
3. Thank you for taking the time to review my application and invite me for an interview.
   (Cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét đơn ứng tuyển của tôi và mời tôi tham gia phỏng vấn.)
4. I appreciate the opportunity to discuss my qualifications for the [Position Name] position.
   (Tôi rất trân trọng cơ hội được thảo luận về các kỹ năng của mình cho vị trí [Tên vị trí].)
5. I am thankful for the chance to interview with your team.
   (Tôi rất cảm kích vì có cơ hội phỏng vấn với đội ngũ của quý công ty.)
6. Thank you for considering my candidacy and offering me the chance to interview.
   (Cảm ơn vì đã xem xét hồ sơ của tôi và cho tôi cơ hội phỏng vấn.)
7. I am honored to be invited for an interview at [Company Name].
   (Tôi rất vinh dự khi được mời phỏng vấn tại [Tên Công ty].)
8. Thank you for this exciting opportunity.
   (Cảm ơn vì cơ hội thú vị này.)
9. I am truly grateful for the opportunity to interview for the [Position Name] role.
   (Tôi thực sự biết ơn vì cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí].)
10. I appreciate being considered for this position and the chance to discuss my skills.
    (Tôi rất trân trọng khi được xem xét cho vị trí này và cơ hội thảo luận về các kỹ năng của mình.)

2.4. Mẫu câu tiếng Anh xác nhận lịch phỏng vấn

1. I would like to confirm my interview on [Date] at [Time].
   (Tôi muốn xác nhận lịch phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)
2. I am writing to confirm that I will be available for the interview on [Date].
   (Tôi viết thư này để xác nhận rằng tôi sẽ có mặt cho buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày].)
3. I confirm my attendance for the interview scheduled on [Date] at [Time].
   (Tôi xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)
4. This email is to confirm my interview appointment on [Date] at [Time].
   (Email này nhằm xác nhận cuộc hẹn phỏng vấn của tôi vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)
5. I am pleased to confirm my availability for the interview on [Date].
   (Tôi rất vui khi xác nhận sẽ có mặt cho buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày].)
6. I am confirming my interview appointment on [Date] at [Time].
   (Tôi xác nhận cuộc hẹn phỏng vấn của mình vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)
7. I would like to confirm that I will attend the interview at the scheduled time.
   (Tôi muốn xác nhận rằng tôi sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào thời gian đã định.)
8. I am writing to confirm my attendance at the interview on [Date] at [Time].
   (Tôi viết thư này để xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)
9. I confirm my participation in the interview on [Date].
   (Tôi xác nhận sự tham gia của mình tại buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày].)
10. I would like to confirm my availability for the interview scheduled for [Date] at [Time].
    (Tôi muốn xác nhận sẽ có mặt tại buổi phỏng vấn vào ngày [Ngày] lúc [Giờ].)

Tham khảo: Giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn

2.5. Mẫu câu từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

1. Thank you for the invitation, but I am no longer available for this position.
   (Cảm ơn vì lời mời, nhưng tôi không còn phù hợp với vị trí này.)
2. I appreciate the opportunity, but I have decided to pursue a different path.
   (Tôi rất trân trọng cơ hội này, nhưng tôi đã quyết định theo đuổi một hướng đi khác.)
3. Unfortunately, I am unable to attend the interview as scheduled.
   (Thật không may là tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn theo lịch đã định.)
4. I regret to inform you that I will not be able to make it to the interview.
   (Tôi rất tiếc phải thông báo rằng tôi sẽ không thể tham dự buổi phỏng vấn.)
5. Thank you for considering me, but I am currently exploring other opportunities.
   (Cảm ơn vì đã cân nhắc cho tôi, nhưng hiện tại tôi đang tìm kiếm những cơ hội khác.)
6. I appreciate the interview offer, but I am unable to accept it at this time.
   (Tôi rất cảm kích lời mời phỏng vấn, nhưng hiện tại tôi không thể nhận lời.)
7. Thank you for the invitation, but I have decided to withdraw my application.
   (Cảm ơn vì lời mời, nhưng tôi đã quyết định rút đơn ứng tuyển của mình.)
8. I regret to say that I am unable to attend the interview as planned.
   (Tôi rất tiếc phải nói rằng tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn như dự kiến.)
9. I am grateful for the opportunity, but I have accepted another job offer.
   (Tôi rất biết ơn vì cơ hội này, nhưng tôi đã nhận lời làm việc tại công ty khác.)
10. Thank you for the opportunity, but I am not able to attend the interview.
    (Cảm ơn vì cơ hội này, nhưng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn.)

2.6. Mẫu câu tiếng Anh đưa ra yêu cầu hoặc thắc mắc

1. Could you please provide more details about the interview format?
   (Anh/Chị có thể cung cấp thêm chi tiết về hình thức phỏng vấn không?)
2. I would like to know if there are any documents I should bring to the interview.
   (Tôi muốn biết liệu tôi có cần mang theo tài liệu nào cho buổi phỏng vấn không.)
3. Could you kindly confirm the location of the interview?
   (Anh/Chị có thể xác nhận giúp tôi địa điểm phỏng vấn không?)
4. Is it possible to have the interview rescheduled to a later date?
   (Liệu có thể dời buổi phỏng vấn sang ngày khác không?)
5. Can you tell me more about the team I would be working with?
   (Anh/Chị có thể cho tôi biết thêm về đội ngũ mà tôi sẽ làm việc cùng không?)
6. Could you please let me know who will be conducting the interview?
   (Anh/Chị có thể cho tôi biết ai sẽ tiến hành buổi phỏng vấn không?)
7. Are there any specific preparations I should make for the interview?
   (Có cần chuẩn bị gì đặc biệt cho buổi phỏng vấn không?)
8. Could you please provide the agenda for the interview?
   (Anh/Chị có thể cung cấp lịch trình của buổi phỏng vấn không?)
9. Is there a possibility to conduct the interview via video call?
   (Liệu có thể tiến hành buổi phỏng vấn qua video call không?)
10. Could you please let me know the expected duration of the interview?
    (Anh/Chị có thể cho tôi biết thời gian dự kiến của buổi phỏng vấn không?)

2.7. Mẫu câu chào kết thư trang trọng bằng tiếng Anh

Những mẫu câu mang nghĩa “Trân trọng”:

1. Best regards,
2. Sincerely,
3. Yours sincerely,
4. Kind regards,
5. Warm regards,
6. Yours faithfully,
7. Respectfully,
8. Regards,
9. With best wishes,
10. All the best,

Tham khảo các khóa học tiếng Anh giao tiếp tại TalkFirst dành riêng cho người đi làm & đi học bận rộn, giúp học viên nói & sử dụng tiếng Anh tự tin & tự nhiên như tiếng Việt.

3. Bài mẫu trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

3.1. Bài mẫu trả lời email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh

Bản dịch:

Chủ đề: Xác nhận phỏng vấn – Nguyễn Văn A

Kính gửi Ông Smith,

Cảm ơn ông rất nhiều vì đã mời tôi tham gia phỏng vấn cho vị trí Sales Executive tại Công ty ABC. Tôi rất vui được xác nhận sự tham dự của mình cho buổi phỏng vấn vào Thứ Tư, ngày 25 tháng 9, lúc 10:00 sáng.

Ông có thể cho tôi biết liệu có cần mang theo tài liệu hoặc giấy tờ gì không? Ngoài ra, sẽ rất hữu ích nếu ông có thể cung cấp thêm chi tiết về hình thức phỏng vấn.

Một lần nữa, cảm ơn ông vì cơ hội này. Tôi rất mong được gặp ông và thảo luận về cách mà tôi có thể đóng góp cho đội ngũ tại Công ty ABC.

Trân trọng,
Nguyễn Văn A
[Thông tin liên hệ của bạn]

3.2. Bài mẫu trả lời email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách lịch sự

Bản dịch:

Chủ đề: Re: Thư mời phỏng vấn – Nguyễn Văn B

Kính gửi Bà Brown,

Cảm ơn bà rất nhiều vì đã cân nhắc tôi cho vị trí Software Developer tại Công ty XYZ. Tôi rất trân trọng cơ hội phỏng vấn này, nhưng thật tiếc tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu nghề nghiệp của mình.

Tôi rất biết ơn vì thời gian và sự xem xét của bà, và hy vọng sẽ có cơ hội kết nối lại trong tương lai.

Một lần nữa, cảm ơn bà đã thông cảm cho tôi.

Trân trọng,
Nguyễn Văn B
[Thông tin liên hệ của bạn]

Trang Blog tiếng Anh | Chia sẻ những kinh nghiệm, phương pháp và bí quyết học tiếng Anh hiệu quả nhất cho người đi làm & đi học bận rộn và người mất gốc tiếng Anh hoàn toàn miễn phí.

Vậy là chúng ta đã tìm hiểu xong cách trả lời email phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cùng TalkFirst. Để tự tin hơn trong mọi tình huống giao tiếp bằng tiếng Anh, từ viết email cho đến phỏng vấn trực tiếp, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và định hướng đúng đắn. Chúc bạn thành công ứng tuyển vào vị trí công việc mà bản thân mong muốn nhé!