Cách viết email bằng tiếng Anh và các mẫu email chuyên nghiệp

Nội dung chính

Bạn đang cần gửi cho khách hàng nước ngoài một tài liệu quan trọng nhưng không biết viết email bằng tiếng Anh thế nào cho chuyên nghiệp? Bạn làm việc tại một công ty đa quốc gia và “tá hỏa” khi được sếp giao nhiệm vụ viết email mời toàn bộ nhân sự đi họp? Nếu bạn đã từng rơi vào ít nhất một trong hai hoàn cảnh trên thì đừng bỏ qua bài viết này nhé. Hôm nay, TalkFirst sẽ chia sẻ với bạn cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp kèm các mẫu email thông dụng nhất. Chúng ta hãy bắt đầu thôi nào!

1. Những điều cần lưu ý trước khi viết email bằng tiếng Anh

Trước khi bắt tay vào viết email bằng tiếng Anh, bạn nên lưu ý những điều sau:

1.1. Xác định đối tượng nhận mail và độ trang trọng tương ứng

Chắc hẳn, không ít bạn đọc cũng biết, khi viết email công việc, dù là bằng tiếng Anh hay tiếng Việt, ta cũng cần chú trọng đến độ trang trọng. Đặc biệt là khi đối tượng nhận email là cấp trên, khách hàng hay đối tác, sự trang trọng và lịch sự càng được đề cao. Sự trang trọng này được thể hiện qua một bố cục đầy đủ và chỉnh chu cùng từ ngữ và văn phong phù hợp với dạng văn viết trang trọng.

Tuy nhiên, không phải đối với người nhận nào chúng ta cũng cần phải viết email thật trang trọng. Trong trường hợp người nhận là một đồng nghiệp thân thiết và ta không cần phải “CC” hay “BCC” cho lãnh đạo hay các đồng nghiệp khác, ta có thể viết email một cách gần gũi và thân thiện hơn. Điều này sẽ giúp chúng ta có phần “dễ thở” hơn và tiết kiệm được thêm thời gian khi làm việc. 

1.2. Trang trọng nhưng không khó hiểu

cách viết email bằng tiếng Anh

Nhiều người vẫn hay lầm tưởng rằng muốn viết email cho thật trang trọng thì phải dùng từ vựng thật khó, “sang chảnh”, “từ vựng IELTS”, v.v. Trên thực tế, đúng là có những từ hay mẫu câu chúng ta nên dùng để mang đến sự trang trọng cho email ta đang viết.

Tuy nhiên, chúng không phải những từ khó như nhiều người vẫn nghĩ. Việc cố sử dụng những từ “cao siêu” chưa chắc đã đem lại sự trang trọng cho email mà còn gây khó khăn cho cả người viết lẫn người đọc. Chính vì vậy bạn chỉ cần quan tâm đến những mẫu câu thường được khuyên dùng cho email công việc mà TalkFirst sẽ liệt kê ở mục 3 của bài viết này thôi bạn nhé.      

2. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước tiếp theo bạn cần làm để viết được một email thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục chuẩn. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Để giúp bạn dễ dàng hình dung, TalkFirst sẽ chỉ ra bố cục chung này dựa trên email cụ thể bên dưới:

2.1. Phần mở đầu email

Nội dungEmail ví dụ
Lời chàoDear Ms. Wilson,
⟶ Thưa/ Gửi bà Wilson,
Lời mở đầu (không bắt buộc)I hope this email finds you well.
⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?

2.2. Nội dung chính của email

Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.
⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.
⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

2.3. Kết thúc email

Nội dungEmail ví dụ
Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thêm thông tin nếu người đọc có nhu cầuFor further information, please contact me via email or at 098 867 1617.
⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc gọi số 098 867 1617.
Mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóngI’m looking forward to hearing from you.
⟶ Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bà.
Lời cảm ơn người đọcThank you!
⟶ Cảm ơn bà!
Ký tênYours truly,
⟶ Trân Trọng,
(ký tên)

3. Cách viết email bằng tiếng Anh

3.1. Cách viết lời chào đầu email bằng tiếng Anh

Cách viết lời chào đầu email bằng tiếng Anh

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp của một email công việc, bạn chỉ nên dùng ‘Dear…,’ thay vì ‘Hi…,’ hay ‘Hello…,’ bạn nhé.

Phía sau ‘Dear’ chúng ta sẽ để tên của người nhận. Tên người nhận cần viết sau ‘Mr.’ (dùng cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Ms.’ (dùng cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Ta có thể dùng ‘Miss’ để dùng cho người phụ nữ chưa kết hôn và ‘Mrs.’ cho người phụ nữ đã kết hôn. Tuy nhiên, nếu bạn không biết về tình trạng hôn nhân hoặc muốn đề cao sự tôn trọng với cuộc sống riêng tư của người nhận, bạn có thể dùng ‘Ms.’.

Lưu ý:

  • Nếu người nhận là người nước ngoài, sau ‘Mr.’ hoặc ‘Ms.’, ta sẽ viết họ (last name) thay vì tên (first name) của người nhận. Ví dụ, người nhận tên Sarah (tên) Parker (họ), ta viết lời chào là ‘Dear Ms. Parker,’. Hoặc ta cũng có thể viết đầy đủ tên họ của họ theo tứ tự first name (tên) trước, last name (họ) sau. Ví dụ: ‘Dear Ms. Sarah Parker,’.
  • Nếu người nhận là người Việt Nam, ta có thể viết tên đệm và tên chính (VD: Mr. Anh Tuấn) hoặc tên họ đầy đủ của họ (VD: Mr. Đoàn Anh Tuấn).
  • Trong trường hợp ta không biết tên người nhận, ta có thể viết ‘Dear Sir,’ (dành cho nam, không phân biệt đã kết hôn hay chưa) hoặc ‘Dear Madam,’ (dành cho nữ, không phân biệt đã kết hôn hay chưa). Tuy nhiên, bạn không nên dùng cách này thường xuyên mà nên cố gắng tìm hiểu tên của người nhận bạn nhé.
  • Trong trường hợp người nhận là nhiều người, ta sẽ dựa trên trường hợp cụ thể để gọi những người đó. Ví dụ:

           . Dear team, (Gửi team,)
           . Dear Accounting Department, (Gửi phòng  Kế toán,)
           . Dear Marketing Team and HR team, (Gửi team Marketing và team HR,)

Bảng tổng hợp các cách viết lời chào đầu email bằng tiếng Anh:

Tiếng AnhTiếng Việt
Dear Mr. A,Thưa ông A,       
(không chỉ rõ ông A kết hôn chưa)  
Dear Ms. B,Thưa bà B,            
(không chỉ rõ bà B kết hôn chưa)  
Dear Miss C,Thưa bà C,                         
(chỉ rõ bà C chưa kết hôn)  
Dear Mrs. D,Thưa bà D,                             
(chỉ rõ bà D đã kết hôn)  
Dear Sir,Thưa ông,                  
(không chỉ rõ là kết hôn chưa)  
Dear Madam,Thưa bà,                    
(không chỉ rõ là kết hôn chưa)  

3.2. Cách viết lời mở đầu email bằng tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu về những mẫu câu lời mở đầu, bạn nên lưu ý rằng việc viết lời mở đầu không bắt buộc. Sau khi viết lời chào, bạn có thể trình bày luôn mục đích viết email.

Lời mở đầu thường được chia thành hai dạng:

  • Hỏi thăm sức khỏe người nhận.
  • Cảm ơn vì trước đó người nhận đã phản hồi email của bạn hoặc chủ động email cho bạn.  

Lưu ý:

Việc hỏi thăm sức khỏe không nên dùng với mọi đối tượng người nhận mà chỉ nên dùng với những người bạn đã có mối quan hệ khá thân thiết và thoải mái hoặc cảm thấy họ thích được hỏi thăm. Đối với những đối tượng còn lại, bạn nên trực tiếp đi thẳng vào mục đích viết email vì có rất nhiều người khi làm việc, họ thích ngắn ngọn và vào thẳng vấn đề để tiếp kiệm thời gian.

Bảng tổng hợp các lời mở đầu:

Tiếng AnhTiếng Việt
I hope this (email) finds you well.Tôi mong ông/ bà/ v.v. vẫn khỏe.  
I hope you had a great week.Tôi hy vọng ông/ bà/ v.v. đã có một tuần tuyệt vời.  
I hope you are all doing well.Tôi hy vọng mọi người đều khỏe.  
Thank you for getting back to me.Cảm ơn vì đã phản hồi tôi.  
Thank you for contacting me/ us/ ABC (tên công ty).Cảm ơn vì đã liên hệ với tôi/ chúng tôi/ ABC.  
I’m/ We’re happy to receive your email.Tôi/ Chúng tôi vui khi nhận được email của bạn/ ông/ bà/ v.v.

3.3. Trình bày mục đích viết email bằng tiếng Anh

3.3.1. Khi phản hồi email

Tiếng AnhTiếng Việt
I’m writing to reply to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing to reply to your concern about the shipping delay.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi lo lắng của bạn về vấn đề việc giao hàng bị trì hoãn.  
I’m writing with/ in regard to your… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để phản hồi về… của bạn.
Ví dụ: I’m writing with regard to your request for a product exchange.
⟶ Tôi viết email này để phản hồi yêu cầu đổi sản phẩm của ông/ bà.    

3.3.2. Khi chủ động viết email

Tiếng AnhTiếng Việt
With reference to… (1), I would like to… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácLiên quan đến…, tôi muốn…
Ví dụ: With reference to our last discussion (1), I would like to send you the list of the VIP guests (2).
⟶ Liên quan tới buổi thảo luận gần đây nhất của chúng ta, tôi gửi tới anh/ chị/ bạn danh sách các khách VIP.
I’m writing to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi viết email này để…
Ví dụ: I’m writing this email to request for a product exchange.
⟶ Tôi viết email này để yêu cầu đổi sản phẩm.  
I’m writing with/ in regard to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi viết email này để bàn về/ liên quan đến…
Ví dụ: I’m writing with regard to our upcoming event.
⟶ Tôi viết email này để bàn về sự kiện sắp tới của chúng ta.
I’m reaching out to… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi liên lạc để…
Ví dụ: I’m reaching out to make a complaint about your delivery service.  
⟶ Tôi liên lạc để khiếu nại về dịch vụ giao hàng của bên bạn.  
I wish to draw your attention to… … : Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến…
Ví dụ: I wish to draw your attention to the problem we’re having with the photocopier we purchased from your company last week.
⟶ Tôi mong muốn bạn có thể quan tâm đến vấn đề mà chúng tôi đang gặp phải với máy photocopy mà chúng tôi mua từ công ty bạn tuần trước.

3.3. Các thông tin chi tiết khi viết email

3.3.1. Cách viết email đưa ra yêu cầu hoặc hỏi thông tin

Tiếng AnhTiếng Việt
I would (highly) appreciate it if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khác  Tôi sẽ (rất) cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would highly appreciate it if you could send me the list of the office supplies that your department need before this Friday.
⟶ Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể gửi tôi danh sách đồ văn phòng phẩm mà phòng ban của bạn cần trước thứ Sáu này.
I would be grateful if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể…
Ví dụ: I would be grateful if you could inform me of the number of attendants of our upcoming event.
⟶ Tôi sẽ cảm kích nếu bạn có thể thông  báo cho tôi số lượng người tham dự của event sắp tới của chúng ta.
It would be great if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácSẽ thật tuyệt nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be great if you could help us get the contact of Ms. Wilson- the client we mentioned in our discussion this morning.
⟶ Sẽ thật tuyệt nếu bạn có thể giúp chúng tôi xin thông tin liên lạc của bà Wilson- khách hàng mà chúng ta đã đề cập đến trong buổi thảo luận sáng nay.
It would be a great support/ help if you could… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácSẽ là một sự hỗ trợ/ giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể…
Ví dụ: It would be a great help if you could send us the minutes of our last meeting within tomorrow.
⟶ Sẽ là một sự giúp đỡ tuyệt vời nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp gần đây nhất trong ngày mai.

3.3.2. Cách viết email phản hồi về yêu cầu hoặc cung cấp thông tin

Tiếng AnhTiếng Việt
The… that you need is attached below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … mà bạn cần được đính kèm bên dưới.
Ví dụ: The list of VIP guests that you need is attached below.
⟶ Danh sách khách VIP mà bạn cần được đính kèm bên dưới.  
The… that you’re seeking can be found in the… attachment below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong file đính kèm bên dưới.
Ví dụ: The detailed price information that you’re seeking can be found in the attachment below.
⟶ Thông tin giá cả chi tiết mà bạn đang tìm kiếm có thể được tìm thấy trong tệp đính kèm bên dưới.  
I’m/ We’re glad to inform you that I/ we can… … : Điền động từ nguyên mẫu và sau đó là các thành phần cần thiết khácTôi/ Chúng tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng  tôi/ chúng tôi có thể…
Ví dụ: I’m glad to inform you that I can absolutely get the contact you need within today. I will forward the information to you as soon as I get it.
⟶ Tôi lấy làm vui khi thông báo với bạn rằng tôi chắc chắn có thể lấy thông tin liên lạc mà bạn cần trong ngày hôm nay. Tôi sẽ chuyển tiếp thông tin đến bạn ngay khi tôi nhận được.
I/ We regret to inform you that… … : Một mện đềTôi/ Chúng tôi lấy làm tiếc khi phải báo với bạn là…
Ví dụ: We regret to inform you that a 20% reduction in the price doesn’t sound feasible to us. However, we can offer you free delivery and a 5% discount.
⟶ Chúng tôi lấy làm tiếc khi phải thông báo với quý khách rằng việc giảm giá 20% không có vẻ khả thi với chúng tôi. Tuy nhiên, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn dịch vụ giao hàng miễn phí và giảm giá 5%.

3.3.3. Cách viết email khiếu nại bằng tiếng Anh (về dịch vụ, tiến độ công việc, v.v.)

Tiếng AnhTiếng Việt
… has negatively affected… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  … đã (và đang) tác động tiêu cực lên…
Ví dụ: The delay in your delivery has negatively affected our productivity. We need the equipment for our production.
⟶ Sự trì hoãn/ chậm trễ trong việc giao hàng của bên bạn đã và đang tác động tiêu cực lên năng suất của chúng tôi. Chúng tôi cần thiết bị để sản xuất.   
I/ We found… (1) (very/ quite)… (2) … (1): Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing … (2): Điền tính từTôi/ Chúng tôi thấy… (rất/ khá)…
Ví dụ:   We found the quality of the printer quite disappointing.
⟶ Chúng tôi thấy chất lượng của máy in khá đáng thất vọng.
I/ We absolutely would like to see your immediate effort in… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi/ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của (các) bạn trong việc…
Ví dụ: We absolutely would like to see your immediate effort in improving the service.
⟶ Chúng tôi hoàn toàn muốn thấy sự nỗ lực tức thì của bên bạn trong việc cải thiện dịch vụ.
I’m/ We are interested in how your company can make up for… I/ we have experienced. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi/ Chúng tôi đang quan tâm về việc công ty bạn có thể bồi thường như thế nào cho … mà chúng tôi phải trải qua.
Ví dụ: We are interested in how your company can make up for the inconvenience that we have experienced.
⟶ Chúng tôi quan tâm đến việc công ty của bạn có thể bồi thường như thế nào cho sự bất tiện mà chúng tôi đã trải qua.
Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortuantely, we will have to take further action.Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi e rằng chúng tôi sẽ phải có biện pháp quyết liệt hơn.

3.3.4. Cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh

Tiếng AnhTiếng Việt
I/ We sincerely apologized for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Tôi/ Chúng tôi chân thành xin lỗi về…
Ví dụ: We sincerely apologized for your unpleasant experience.
⟶ Chúng tôi chân thành xin lỗi về trải nghiệm không tốt của bạn.
Please allow me/ us to apologize for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về…
Ví dụ: Please allow us to apologize for the delay in the delivery of your order.
⟶ Cho phép tôi/ chúng tôi được xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao đơn hàng của bạn.
Please accept my/ our sincere apology for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…
Ví dụ:   Please accept our sincere apology for the inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.
Please let us know what we can do to compensate for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bồi thường/ bù đắp cho…
Ví dụ: Please let us know what we can do to compensate for your unpleasant experience.
⟶ Mong bạn cho chúng tôi biết chúng tôi có thể làm gì để bù đắp cho trải nghiệm không tốt của bạn.

3.3.5. Cách viết email thông báo hoặc thắc mắc về file đính kèm

Tiếng AnhTiếng Việt
Kindly find the information in the attachment(s) below.  Vui lòng đọc thông tin trong (những) tệp đính kèm bên dưới.  
You can find… in the file(s) attached below. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ing  Bạn có thể tìm thấy… trong (những) tệp được đính kèm bên dưới.
Ví dụ: You can find the detailed quotation in the file attached below.
⟶ Bạn có thể tìm thấy báo giá chi tiết trong tệp được đính kèm bên dưới. 
Please accept my/ our sincere apology for… … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingMong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi/ chúng tôi về…
Ví dụ:   Please accept our sincere apology for the inconvenience.
⟶ Mong bạn sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi về sự bất tiện này.
I’m sending you … as an attachment. … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingTôi gửi cho bạn … dưới dạng tệp đính kèm.
Ví dụ: I’m sending you the contract as an attachment.
⟶ Tôi gửi cho bạn hợp đồng dưới dạng tệp đính kèm. 
I’m afraid I can’t open the attachment(s). Could you please help me check it/ them?Tôi e là tôi không thể mở  (các) tệp đính kèm. Bạn có thể giúp tôi kiểm tra nó/ chúng được không?
Could you please send… again in PDF format? … :  Điền (cụm) danh từ hoặc v-ingBạn có thể gửi lại … dưới dạng PDF được không?
Ví dụ: Could you please send the contract again in PDF format?
⟶ Bạn có thể gửi lại hợp đồng dưới dạng PDF được không?  

3.3.6. Cách viết email đề nghị giúp đỡ hoặc cung cấp thêm thông tin – Thể hiện sự mong chờ phản hồi

Tiếng AnhTiếng Việt
For further information, please reach/ contact me at… … : Điền địa chỉ email/ số điện thoại/ cả hai  Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua…  
Ví dụ: For further information, please reach me at abc@gmail.com or the phone number: 098 *** 1088.  
⟶ Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi qua email abc@gmail.com hay gọi số điện thoại 098 *** 1088.
If you have any questions, please let me know. I’m always eager to answer.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy cho tôi biết. Tôi luôn sẵn sàng trả lời.
If you need any help or support, please don’t hesitate to contact me. Nếu bạn cần bất kỳ sự giúp đỡ hay hỗ trợ gì, hãy đừng ngần ngại mà liên lạc với tôi nhé
I/ We look forward to hearing from you. Tôi/ Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.  

Xem thêm: Cách học tiếng Anh giao tiếp hiệu quả cho người đi làm

3.3.7. Lời kết trước khi ký tên

Tiếng AnhTiếng Việt
Appreciatively,  Trân trọng,
Best regards,    Trân trọng,
Respectfully,  Trân trọng,
Sincerely,  Trân trọng,
Thanks again,  Cảm ơn lần nữa,
Warm regards,  Trân trọng,
Yours sincerely, Trân trọng,  
Yours truly,  Trân trọng,

Lưu ý: Khi ký tên, bạn hãy ghi đầy đủ họ tên nhé. Để tăng sự chuyên nghiệp, bạn nên tìm hiểu về cách tạo chữ ký trong email.

*Lưu ý quan trọng:

  • Trong một số trường hợp, do cách viết của bạn hoặc do lượng thông tin bạn muốn truyền tải mà câu diễn tả mục đích đã nói lên đầy đủ thông tin chính của email. Lúc này, nếu không còn điều gì muốn truyền tải, bạn không nhất thiết phải cố “nhồi nhét” thêm một câu chi tiết với nội dung tương tự chỉ để cho đủ bố cục bạn nhé. Bởi vì, điều này sẽ gây ra sự lặp ý và khiến cho email của bạn trở nên dài dòng.
  • Bố cục chung TalkFirst đưa ra chỉ mang tính tham khảo. Bạn hãy dựa vào trường hợp cụ thể khi viết email để linh hoạt quyết định giữ nguyên hay thêm – bớt vào bố cục bạn nhé.
  • Bên cạnh những mẫu câu mà TalkFirst đưa ra, có thể, trong một số trường hợp, bạn vẫn cần tự viết thêm những phần mô tả chi tiết và cụ thể về yêu cầu của bạn, vấn đề bạn muốn than phiền, hoàn cảnh, tiến độ công việc, v.v. Những phần này cần dựa vào tình huống cụ thể, nên TalkFirst không thể đưa ra mẫu câu khái quát. Vì vậy, khi viết email, bạn không nên chỉ dựa vào những mẫu câu mà TalkFirst đã tổng hợp mà hãy chủ động viết thêm để cung cấp thông tin đầy đủ nếu cần thiết bạn nhé.      

4. Mẫu viết email bằng tiếng Anh thông dụng trong công việc

4.1. Mẫu viết email yêu cầu một thông tin hoặc tài liệu

Mẫu viết email bằng tiếng Anh thông dụng
  • Tiếng Anh:

Dear Ms. Thảo Trang,

I’m writing to request for the minutes of our meeting on Tuesday, September 7th, 2021

Our new project has just kicked off, and we all find the information mentioned in the meeting very helpful for our project. We ourselves did jot down the important points that day. However, we all agree that it’s better to take a look at the complete minutes taken by you- the minutes taker of that meeting.

We would highly appreciate it if you could send us the minutes before this Friday.

We look forward to hearing from you. Thank you!

Sincerely,

Đoàn Anh Tuấn

  • Tiếng Việt:

Gửi chị Thảo Trang,

Tôi viết email này để nhờ chị gửi cho chúng tôi biên bản của cuộc họp vào ngày thứ Ba, ngày 7 tháng 9, năm 2021.

Dự án mới của chúng tôi vừa bắt đầu và chúng tôi đều thấy các thông tin được đề cập trong buổi họp rất hữu ích cho dự án của chúng tôi. Hôm đó, bản thân chúng tôi cũng có ghi chép lại những điểm quan trọng. Tuy nhiên, chúng tôi đều đồng ý là sẽ tốt hơn nếu xem biên bản hoàn chỉnh được viết bởi chị- người viết biên bản của buổi họp đó.

Chúng tôi rất cảm kích nếu chị có thể gửi biên bản cho chúng tôi trước thứ Sáu này.

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi từ chị. Cảm ơn chị!

Trân trọng,

Đoàn Anh Tuấn

4.2. Mẫu viết email gửi một tài liệu ai đó yêu cầu

  • Tiếng Anh:

Dear Mr. Parker,

With reference to your request in our last meeting, I would like to send you the quotation of our printers.

The prices and other information about all models can be found in the PDF file below. I hope this can help you choose the printers that are to your liking.

For further information and support, please contact me at ngo***lam@gmail.com or the phone number: 098 *** 108.

Hope to hear from you soon. Thank you so much!

Yours truly,

Ngô Thạch Lam

  • Tiếng Việt:

Thưa ông Parker,

Liên quan đến yêu cầu của ông trong buổi họp gần nhất của chung ta, tôi gửi ông báo giá máy in của chúng tôi.

Giá cả và các thông tin khác về tất cả các mẫu có thể được tìm thấy trong file PDF bên dưới. Tôi mong rằng nó có thể giúp ông chọn những chiếc máy in vừa ý.

Để biết thêm thông tin và được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi tại địa chỉ mail: ngo***lam@gmail.com hoặc số điện thoại: 098 *** 108.

Mong sớm nhận được phản hồi từ ông. Cảm ơn ông!

Trân trọng,

Ngô Thạch Lam

4.3. Mẫu viết email mời họp bằng tiếng Anh

  • Tiếng Anh:

Dear Sales Department and Marketing Department,

I hope you are all doing well.

I’m writing to inform you of our meeting on Wednesday, September 29th, 2021.

The purpose of this meeting is to discuss and draw up the plan for our year-end sales event.

Here is the detailed information about the meeting:

  • Date: Wednesday, September 29th, 2021
  • Time: 2:30pm
  • Location: Meeting room 2

Considering its importance, Ms. Smith would like to see you all at the meeting. Please confirm your attendance by replying to this email.

Thank you so much for your time!

Best regards,

Nguyễn Kim Tuyền

  • Tiếng Việt:

Gửi phòng Kinh doanh và phòng Tiếp thị,

Các bạn vẫn khỏe chứ?

Tôi viết email này để thông báo với các bạn về buổi họp của chúng ta vào thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021.

Mục đích của buổi họp này là thảo luận và lên kế hoạch cho sự kiện sale cuối năm của chúng ta.

Thông tin chi tiết về buổi họp như sau:

  • Ngày: Thứ Tư, ngày 29 tháng 09, năm 2021
  • Giờ: 2 giờ 30 chiều
  • Địa điểm: Phòng họp số 2

Vì tầm quan trọng của buổi họp, bà Smith mong muốn tất cả các bạn đều có mặt. Vui lòng xác nhận tham dự bằng cách phản hồi email này.

Cảm ơn các bạn!

Trân trọng,

Nguyễn Kim Tuyền

Xem thêm: Mẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn

4.4. Mẫu viết email khiếu nại bằng tiếng Anh

  • Tiếng Anh:

Dear Sir/ Madam,

I wish to draw your attention to a problem we have with an order from you (Code:SON83103). The printer we ordered was supposed to be delivered to us 5 days ago. However, until now, we haven’t received it. We have tried to reach your customer service department several times, but the line has always been busy.

The delay in the delivery has negatively affected our working process since we need the printer for our paperwork.

We are very disappointed at  your service. We expect an email from you by 4pm tomorrow at the latest, to inform me of how you are going to solve this problem.

Unless this problem is solved promptly and thoroughly, then, unfortunately, we will have to take further action.

Yours truly,

Hồ Nhật Mai

  • Tiếng Việt:

Chào ông/ bà,

Tôi viết email này mong muốn ông/ bà chú ý đến một vấn đề mà chúng tôi gặp phải với một đơn hàng mà chúng tôi đã đặt bên ông/ bà (Mã đơn hàng: SON83103). Máy in mà chúng tôi đặt lẽ ra phải được giao tới cho chúng tôi vào 5 ngày trước. Tuy nhiên, tới nay, chúng tôi vẫn chưa nhận được nó. Chúng tôi đã cố gắng liên lạc với phòng chăm sóc khách hàng của bên ông/ bà nhiều lần nhưng đường dây luôn bận.

Sự chậm trễ trong việc giao hàng đã và đang ảnh hưởng  tiêu cực lên quá trình làm việc của chúng tôi vì chúng tôi cần máy in cho các công việc giấy tờ của chúng tôi.

Chúng tôi rất thất vọng về dịch vụ của bên ông/ bà. Chúng tôi sẽ chờ đến trễ nhất là 4 giờ chiều mai để nhận email của bên ông/ bà về việc bên ông/ bà sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào.

Nếu vấn đề này không được giải quyết nhanh chóng và thấu đáo, chúng tôi sẽ buộc phải có biện pháp quyết liệt hơn.

Trân trọng,

Hồ Nhật Mai

4.5. Mẫu viết email xin lỗi về sơ xuất trong dịch vụ

cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp
  • Tiếng Anh:

Dear Mr. Wilson,

First of all, please allow us to apologize for the delayed delivery.

Due to the pandemic, the shipping procedure has been complicated. This must have resulted in your order taking longer to arrive.

However, we should have made you aware of the delay at the time. Once again, let us apologize for our negligence. We have already taken all necessary measures to ensure that this will not happen again in the future.

As I have been informed, the product you ordered left our warehouse 5 hours after the order was confirmed. It is currently in a transit warehouse that is 5 kilometers away from your company. We are doing everything we can to make sure that the product will reach you within tomorrow.

Besides, we are offering you a 30% discount for your next purchase as a compensation for your unpleasant experience.

Once again, please accept our sincere apology.

For further in formation and support, please contact me via email or at the phone number: 098 *** 328.

Yours truly,

Mai Nhật Cường

  • Tiếng Việt:

Thưa ông Wilson,

Trước hết, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự chậm trễ trong việc giao hàng.

Do đại dịch, thủ tục giao hàng đã bị phức tạp hóa. Điều này ắt hẳn đã khiến cho đơn hàng của ông được vận chuyển lâu hơn.

Tuy nhiên, chúng tôi nên báo với ông  về sự chậm trễ ngay thời điểm đó. Một lần nữa, cho phép chúng tôi xin lỗi về sự sơ suất này. Chúng tôi đã thực hiện tất cả những biện pháp cần thiết để đảm bảo điều này sẽ không tái diễn trong tương lai.

Theo như tôi được biết, sản phẩm ông đặt đã rời kho của chúng tôi 5 tiếng sau khi đơn hàng được xác nhận. Nó hiện đang ở một nhà kho trung chuyển cách công ty của ông 5 cây số. Chúng tôi đang làm tất cả những gì có thể để đảm bảo sản phẩm sẽ được giao đến nơi vào ngày mai.

Bên cạnh đó, chúng tôi đề nghị giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của ông như một cách để bồi thường cho trải nghiệm không tốt của ông.

Một lần nữa, mong ông sẽ chấp nhận lời xin lỗi chân thành của chúng tôi.

Để biết thêm thông tin hoặc được hỗ trợ thêm, vui lòng liên lạc với tôi qua email hoặc số điện thoại: 098 *** 328.

Trân trọng,

Mai Nhật Cường

5. Mẫu viết email xin việc bằng tiếng Anh

  • Tiếng Anh:

Dear Ms. Brown,

I was keenly interested after reading your job posting for the position of Content Writer. I believe my experience  is a strong match for this position and I’m pleased to submit my application.

My most recent content writer position was at Make My Day Pizza  where I was in charge of writing advertising content. I also took part in the script writing process of some of the company’s television commercials.  

I have attached my resume down below. Through it, I hope you will get to know more about my educational background, work experience, skills and achievements.

Please let me know If I can provide any further information. I look forward to hearing from you.

Thank you so much for your consideration.

Yours sincerely,

Trần Thụy Anh

  • Tiếng Việt:

Thưa bà Brown,

Tôi thấy rất hứng thú sau khi đọc thông báo tuyển dụng cho vị trí Content Writer của công ty bà. Tôi tin rằng kinh nghiệm của tôi rất phù hợp cho vị trí này và tôi xin gửi thư ứng tuyển.

Ví trị content writer gần đây nhất mà tôi đảm nhiệm là tại Pizza Make My Day. Tại đây, tôi chịu trách nhiệm viết nội dung quảng cáo cho công ty. Tôi cũng tham gia vào quá trình viết kịch bản của một số clip quảng cáo của công ty.

Tôi đã đính kèm lý lịch nghề nghiệp của mình bên dưới. Thông qua nó, tôi hy vọng rằng bà có thể biết thêm về học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và những gì tôi đã đạt được.

Vui lòng cho tôi biết nếu tôi cần cung cấp thêm thông tin gì. Mong sớm nhận được phản hồi từ bà.

Cảm ơn bà!

Trân trọng,

Trần Thụy Anh

Xem thêm: Tổng hợp tất cả các câu trả lời hay khi phỏng vấn tiếng Anh

Trên đây là tổng hợp các kiến thức và lưu ý để viết email bằng tiếng Anh một cách thật chuyên nghiệp. TalkFirst hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin và thành thạo hơn khi soạn thảo mail trong công việc. Hẹn gặp bạn trong những bài viết sau!

Tham khảo thêm Khóa học Tiếng Anh Giao Tiếp Ứng Dụng tại TalkFirst dành riêng cho người đi làm & đi học bận rộn, giúp học viên nói & sử dụng tiếng Anh tự tin & tự nhiên như tiếng Việt.

Khóa học

Tiếng Anh Giao Tiếp Ứng Dụng

Nói tiếng Anh tự nhiên như tiếng Việt

Khóa luyện thi IELTS

Cam kết tăng 1 band điểm sau 1 khóa học

Khóa luyện thi IELTS Online

Học IELTS trực tuyến = Cam kết đầu ra

Khóa IELTS Speaking Online

Học IELTS Speaking cùng chuyên gia 9.0

Khóa IELTS Writing Online

Học Writing cùng chuyên gia hàng đầu

Khóa Thuyết trình tiếng Anh

Thuyết trình tiếng Anh như tiếng Việt

Khóa tiếng Anh cho dân IT

Tiếng Anh chuyên biệt cho dân CNTT

Bài viết liên quan
TIẾNG ANH THĂNG HẠNG – RẠNG RỠ TƯƠNG LAI

TIẾNG ANH THĂNG HẠNG
RẠNG RỠ TƯƠNG LAI

Đăng ký chương trình kiểm tra trình độ Miễn Phí
và nhận lộ trình phù hợp tại Anh ngữ TalkFirst.